Jak dobrze przyrządzić kreatywne biuro?

Piotr Golczyk

Łączę marketing z technologią, naukę z intuicją, a pracę z zabawą. Konsultuję rozwiązania. piotr @ golczyk com.

Z projektowaniem kreatywnego biura jest jak z przyrządzaniem potraw. Nie wystarczą dobre składniki. Trzeba je umiejętnie odmierzyć, zmieszać, a na końcu wykazać się umiejętnością, która odróżnia doskonałego kucharza od dobrego – smakiem.

Już dwukrotnie poruszaliśmy na blogu kwestię przestrzeni biurowej, która ma stymulować kreatywność pracowników. Ten artykuł będzie jednak wzbogacony o osobiste doświadczenia związane z projektowaniem przestrzeni kreatywnej.

Przestrzeń kreatywna nie stymuluje tylko kreatywności

Przestrzeń kreatywna jest dowodem na to, że wszystko jest możliwe, że normy są umowne, a najważniejsze jest samodzielne myślenie. Dlatego nawet Ci, którzy nie potrzebują wykazywać się wybitną kreatywnością, na przykład pracownicy działów finansowych (tak wszyscy znamy pojęcie kreatywna księgowość) powinni pracować w przestrzeni kreatywnej, bo to inspiruje ich do intensywnego szukania rozwiązań. To jeden z powodów dla których warto myśleć o całym biurze jak przestrzeni stymulującej kreatywność. Pomaga to zwiększać efektywność pracowników, ich zaangażowanie i chęć do pokonywania barier.

Najpierw przebuduj firmę, a potem biuro

Oczywistym powodem dla którego nie warto tego robić są koszty. Zamknięcie pracowników w kwadratowych boksach, nadzorowanie ich pracy przy pomocy programów szpiegowskich i ścisłe określanie czasu przeznaczonego na posiłek i toaletę (tak, takie praktyki wciąż są spotykane w niektórych globalnych firmach) jest niewątpliwie tańsze niż projektowanie i budowanie przyjaznego, stymulującego kreatywność biura. Dlatego tworzenie nawet najbardziej kreatywnej przestrzeni w firmie, w której polityka zarządzania jest sprzeczna z duchem wolności i samodzielności, jest nieporozumieniem. Stąd pierwszym krokiem do tego, by zacząć myśleć o tworzeniu kreatywnej przestrzeni biurowej jest upewnienie się, że sposób zarządzania pracownikami wspiera samodzielność, odpowiedzialność i oczywiście kreatywność.

Syntetycznie o kreatywnej przestrzeni

W poniższym opisie świadomie pomijam niezwykle istotne kwestie szeroko rozumianego BHP. A więc nie będzie tutaj o odległości, wysokości, oświetlenie, temperaturze, regulacjach i wielu innych elementach składających się na bezpieczne i komfortowe miejsce pracy. Zainteresowani znajdą pełne informacje w stosownych przepisach.

W ujęciu bardzo syntetycznym biuro stymulujące kreatywność powinno dawać pracownikowi poczucie przestrzeni i swobody oraz prowokować komunikację między pracownikami. Może się to odbywać zarówno poprzez tworzenie przestrzeni wspólnych jak i poprzez lokalizację współdzielonych urządzeń biurowych. Ważne jest także to, by pracownik posiadał możliwość skupienia się na swojej pracy, kolaboracji oraz skorzystania w nieskrępowany sposób z przestrzeni kontemplacyjnej. Wszystkie wspomniane przestrzenie powinny posiadać odpowiednie kolory, które stymulują daną aktywność. Na koniec całość należy skomponować tak, by uzyskać maksymalnie wysoki poziom estetyki oraz pożądany stopień zgodności z identyfikacją firmy.  Kiedy spojrzymy na te wszystkie elementy i uświadomimy sobie masę zależności między nimi, łatwo zauważyć, że proces powstawania wzorcowej przestrzeni biurowej funkcjonalnej i stymulującej kreatywność pracowników jest niezwykle złożony.  Bardzo łatwo utożsamić estetycznie urządzoną przestrzeń z biurem kreatywnym. Dlatego warto przyjrzeć się każdemu ze składników z osobna, by móc analitycznie ocenić czy projekt wnętrz spełnia wszystkie wymagania czy tylko sprawia takie wrażenie.

Omówienie składników

Dużo przestrzeni

W przeciwieństwie do ciasnych i zatłoczonych przestrzeni pozwala – w przenośni i dosłownie – wziąć pracownikowi głębszy oddech i nabrać dystansu. Badania wskazują, że przestronność owocuje zwiększeniem kreatywności o blisko 20%.

Wspólne przestrzenie

Najbardziej oczywistym miejscem jest kuchnia ale także inne pomieszczenia, które są zaaranżowane tak by można było się w nich “zatrzymać”. Wystarczy w tym celu umieścić kilka foteli czy uczynić ze ściany miejsce swobodnego wyrażania myśli. Takie “przystanki” powodują, że ludzie zatrzymują się na chwilę by wymienić kilka myśli lub urządzają w takich miejscach nieoficjalne spotkania, co czyni z nich forum wymiany myśli i spostrzeżeń.  Wspólne przestrzenie to także te miejsca, które musimy odwiedzać w związku z wykonywaną pracą. Do najbardziej oczywistych należy centralna drukarka, skaner czy faks. Pracownicy przychodzą tutaj w konkretnym celu i głównie po to by zaraz wrócić do swoich zajęć. Dobrze jest ulokować to miejsce tak, by z jednej strony było łatwo dostępne, a z drugiej pozwalało komfortowo, w pół zamkniętej przestrzeni, poczekać na wydruki i wymienić kilka zdań z innymi osobami. Nie należy tych przestrzeni organizować tak jak “przystanków” ponieważ zbyt mocno odrywają pracownika od wykonywanego zadania.

W pracy umysłowej wymagającej rozwiązywania problemów, konieczne jest przechodzenie przez kilka faz w tym skupienia, kontemplacji i kolaboracji. Te fazy powinny mieć swoje odwzorowanie w przestrzeni biurowej.

Skupienie

Skupienie wymaga izolacji i taką rolę pełnią w przypadku wielu pracowników biurowych słuchawki. Muzyka izoluje pracownika i pozwala mu się skupić na tym co robi. Jest to jednak rozwiązanie doraźne i nie do końca skuteczne. Jedno z bardziej niezwykłych rozwiązań, które znalazłem w realnych przykładach jest przeźroczysta kopuła izolująca przed hałasem z otoczenia zintegrowana z biurkiem.

Kontemplacja

Faza kontemplacji podobnie jak faza skupienia wymaga zapewniającej spokój izolacji. Różnica w tym wypadku polega na tym, że pracownik powinien skupić się bardziej na swoich myślach, emocjach i przeżyciach niż na interakcji z otoczeniem. Jednym słowem komputery i przenośne urządzenia powinny zostać na ten okres wyłączone. Ta przestrzeń wymaga szczególnej uwagi, jako że zazwyczaj ciężko jest ją odtworzyć w warunkach biurowych. Wyłącznie komputera i nałożenie słuchawek nie jest dobrym sposobem, szczególnie, że niektórzy „myślą w ruchu” (tzw. szkoła parypetytecka w praktyce wygląda tak, że osoby takie spacerują pozornie bez celu po biurze, co może budzić w otoczeniu mieszane uczucia, a tym samym generować dyskomfort u pracownika). Dlatego przestrzeń powinna być zapewniać możliwość kontemplacji tak w ruchu jak i  spoczynku.  Z myślą o osobach, dla których stymulująca jest obserwacja zmieniającego się otoczenia, można przygotować półprzeźroczysta ścianę z widokiem na ulicę, ogród czy publiczną część biura. Należy także pamiętać o tych użytkownikach, którzy mogą czuć się skrępowani swoją potrzebą izolacji. W tym przypadku rozwiązaniem jest taka lokalizacja tych pomieszczeń, by łączyły różne strefy biura.  Ta dwu-funkcyjność zmniejszy dyskomfort części pracowników, którzy wchodząc do pomieszczenia mogą w nim zostać lub przejść dalej. Te rozwiązania mogą przypominać dzielenie włosa na czworo,  jednak należy pamiętać, że ludzie kreatywni są z natury bardziej wrażliwi na sygnały płynące z otoczenia. Jeżeli odpowiednio nie zadbamy o ich komfort możemy zmniejszyć ich efektywność. Na koniec warto pamiętać, że przestrzeń do kontemplacji powinna być urządzona minimalistycznie i powinny tam się znaleźć materiały służące do zapisywania, rysowania, utrwalania, budowania, lepienia (na przykład z plasteliny).

Kolaboracja

Przestrzeń służąca kolaboracji powinna być bogata w wygodne miejsca do siedzenia, nieograniczoną przestrzeń do rysowania, szkicowania, malowania, lepienia, zapisywania czyli wszystkiego co pozwala w łatwy sposób zaprezentować swoją myśl otoczeniu za pomocą środków, którymi dany pracownik posługuje się w najbardziej efektywny sposób. Istotna jest oczywiście możliwość wyświetlania danych na dużym monitorze czy za pomocą projektora. Dopuszczalne są także nieliczne dystraktory w postaci zabawek, pluszaków, gumowych kaczuszek, klocków itd. Nie należy jednak przesadzać – przestrzeń powinna być wypełniona tymi elementami tak, by nie sprawiała wrażenia placu zabaw ale przestrzeni roboczej, gdzie “zabawki” służą prezentacji, testowaniu, udoskonalaniu, ect.

Chodź, zagramy!

Ważna jest także zwykła rozrywka. Całkowite oderwanie się od pracy i spędzenie kilkunastu minut na ulubionej zabawie będzie dobrym sposobem na to by zachować przez cały dzień świeżość umysłu. W tym właśnie celu tworzy się przestrzenie w których można grać na konsolach, biegać na bieżni, grać w piłkarzyki czy ping-ponga, potańczyć, zagrać w rzutki albo  szachy.

Proces kreatywny

Proces kreatywny składa się z faz. W zależności od autora można się spotkać z kilkoma podejściami. Wszystkie jednak oscylują wobec tych samych generalnych faz: poznawania problemu, myślenia o problemie, zrozumienia i wygenerowania pierwszych rozwiązań, twórczej krytyki i wyboru. Najbardziej – moim zdaniem – wyczerpującym podejściem jest system 5I czyli – informacja, – inkubacja, – iluminacja, – integracja, – ilustracja. Przestrzeń biurowa powinna dawać możliwość wykorzystania jej do stymulacji tych etapów. I tak:

●     Zbieranie informacji może następować zarówno w przestrzeni kolaboracyjnej jak i skupienia
●     Inkubacja to proces efemeryczny i następuję niejako obok – stymulują go zmiany. W kontekście architektury  biura przekłada się to to po prostu na  różnorodność przestrzeni biurowej.
●     Etap iluminacji może pokrywać się z przestrzenią do kontemplacji
●     Etap integracji i ilustracji przebiegać może znów w przestrzeni kolaboracyjnej.

Kolory

To co istotne z punktu widzenia organizacji architektury biura kreatywnego jest to, żeby wykorzystać wszystkie znane techniki do tego, by maksymalnie zwiększyć efektywność pracownika w naturalny sposób. Jednym z takich sposobów jest wykorzystanie kolorów. Wiadomo, że żółty podnosi poziom optymizmu, radości czerpanej z relacji międzyludzkich oraz zwiększa otwartość na informacje – będzie więc pasował idealnie do przestrzeni kolaboracyjnej. Niebieski zwiększa zdolności obserwacyjne i pomaga się skupić. Szary i czarny zwiększa krytycyzm i uspokaja co pomaga podejmować bardziej racjonalne decyzje. Czerwony ma podobny wpływa na pracownika jak zielony – pobudzają kreatywność – przy czym czerwień bardziej stymuluje emocjonalność i intuicję, a zieleń praktyczne, innowacyjne rozwiązania. Wynika z tego, że przestrzeń kolaboracyjna powinna występować zarówno w żółtym, szarym jak i czerwonym kolorze, by odpowiednio stymulować w zależności od etapu na którym się aktualnie znajdujemy. Przestrzeń skupienia powinna być zaaranżowana na niebiesko, a przestrzeń kontemplacyjna na zielono.

Sztuka przyrządzania

Przygotowanie biura które będzie stymulowało kreatywność to zadanie o charakterze niezwykle kompleksowym. Wiedza teoretyczna o przygotowaniu takich przestrzeni nie jest popularna, więc inspiracja najlepszymi przykładami oraz korzystanie z sugestii doświadczonych designerów i psychologów będzie na miejscu. Wszystko robimy po to, by najpierw prawidłowo zbriefować biuro projektowe, a następnie umiejętnie ocenić jego propozycje. Zazwyczaj zaprojektowanie biura, sprowadza się to do zastosowania kilku najważniejszych wskazówek i przygotowania całości tak, by nabrało estetycznego, designerskiego charakteru. Z moich doświadczeń wynika, że takie podejście także przynosi efekty.  Podobnie w przypadku gdy kompleksowe przeprojektowanie biura nie wchodzi w grę, można wygospodarować kawałek przestrzeni i zagospodarować tak, by służyła ona jako kreatywna przestrzeń  kolaboracyjna.

Podsumowanie

Gospodarka oparta na wiedzy jest teraźniejszością i naszą przyszłością. Niewątpliwie wszelkie sposoby, które mogą stymulować pomysłowość, otwartość i twórczość pracowników będą cenione coraz bardziej. Świat nabiera rozpędu i żadna firma nie przetrwa robiąc wszystko tak samo, jak jedną lub dwie dekady temu. Szansą na przetrwanie jest innowacja. Ta zaś wymaga wsparcia, także ze strony architektury.