Dlaczego organizacja pracy nie jest mile widziana?

Piotr Golczyk

Piotr Golczyk

Pomagam usprawniać działy marketingu poprzez zmiany organizacyjne, kulturowe i transformację cyfrową. Zainteresowanych zapraszam na MKTOUT.

Czasami jest tak, że wygodniej jest dla organizacji utrzymać niską transparentność. Dlaczego?

Niejednokrotnie zastanawiam się dlaczego praca po godzinach od startupu przez średnią firmę, po korporację bywa standardem.

Dlaczego tego wszystkiego nie da się zorganizować lepiej? Przecież prostych, skutecznych metodyk zarządzania projektami jest dosyć. Systemów, które to wspierają jest także wiele.

Jestem w stanie zrozumieć firmy średnie, które rosły chaotycznie, w nieładzie i chaosie, a teraz gdy są w wieku dojrzewania powoli próbują posprzątać ten cały bałagan z czasów biznesowego dzieciństwa. Ani to łatwe, ani szybkie szczególnie, że zwykle to jak pracują jest zakodowane w ich kulturze organizacyjnej.

Jednak nawet największe międzynarodowe korporacje – z natury dojrzałę – potrafią docisnąć ludzi tak mocno, że są aktywni od rana do północy i dzieje się tak pomimo tego, że mają inne obowiązki, chociażby rodzinne.

Więcej, praca po godzinach w żadnej mierze nie jest ich wyborem, kosztem który postanowili ponieść by robić oszałamiającą karierę. Oni po prostu chcą się utrzymać.

Te firmy w swoich fabrykach (o ile je mają) często osiągnęły najwyższe poziomy optymalizacji. Jak to ujął jeden z moich rozmówców zajmujących się automatyzacją i robotyzacją produkcji w fabrykach: „dzisiaj szmata jest tak sucha, że nie da się z niej wycisnąć ani kropli”.

Tymczasem w biurach tej samej firmy potrafi panować kultura XIX wiecznej manufaktury. Niby z jednej strony porządek w szufladzie pracowniczych biurek reguluje stosowny dokument, bo nożyczki tu, długopis tam, a pisaki obok, a schodząc po schodach należy się obowiązkowo trzymać poręczy ale ilości pracy nie reguluje nic.

Nie ma śladu bezpiecznika, który wyłącza się w momencie przekroczenia dopuszczalnej ilości pracy dla pracownika.

Są procesy i procedury, które jasno mówią co, skąd, gdzie ma płynąć i w jakiej formie ale to ile tego ma płynąć nic nie reguluje. Dokładnie inaczej niż w fabryce.

Może to dlatego, że w fabryce graniczną prędkość określa maszyna. Maszyna cię nie oszuka. Nie oszczędza energii. Ona pracuje tak jak jej każesz. Dociśniesz zbytnio to bez zbędnego krzyku po prostu się zepsuje. Koszt naprawy jest przewidywalny, czas nieaktywności odpowiednio wyceniony.

Do maszyny można mieć 100% zaufanie. Wtedy gdy nie pracuje i wtedy gdy pracuje.

Dokładnie inaczej jest w przypadku ludzi. Mamy świadomość i myślimy o sobie. Dodatkowo różnimy się. Jedni zapracują się na śmierć. Co wydarzyło się już niejednokrotnie i ma nawet swoją nazwę – oczywiście pochodzącą z kraju azjatyckiego – 過労死 Karōshi. Inni opanowali do perfekcji opieprzanie się i wymyślanie miliona sposobów na to, by się nie przepracować, chociaż to wymyślanie zajmuje im tyle samo czasu co dobrze wykonana praca.

Jako ludzie nie mamy tabliczek znamionowych. Po prostu nie jesteśmy powtarzalnymi maszynami. To co męczy jednego po 10 minutach, dla drugiego po 10 latach wciąż jest bardzo interesujące.

Wiedząc, że ludzie są różni, można przypuszczać, że sygnał „za dużo” oznacza albo faktycznie „za dużo” albo po prostu „nie chce mi się”. Diagnostyka jest szalenie trudna i rzadko kiedy zero jedynkowa. Dlatego łatwiej jest dorzucić do pieca i docisnąć wszystkich równo. Wtedy ten „nie chce mi się” zapiernicza tak jak przeciętny pracownik na co dzień, a ten przeciętny rozpędza się do swoich 120% wydajności czyli tych 10-12 godzin pracy dziennie.

Nadgodziny są sygnałem, że ta biurowa „fabryka” pracuje na te pełne 8 godzin dziennie. Bo nawet Ci którzy z natury pracują wolniej, słabiej i gorzej dają z siebie tyle ile przeciętna osoba podczas normalnego dnia pracy.

Oczywiście rosną ryzyka jak attition na przykład. Jednak tutaj korzystamy z ludzkiej natury dążącej do przewidywalności na zasadzie, że lepsze znane piekło niż nieznany raj.

To tutaj grają swoją rolę benefity oraz tak zwana atmosfera w pracy. Gdy wszyscy się lubimy, to narzekanie staje się naszym wspólnym hymnem, wyznaniem wspólnotowym, czymś co nas łączy w bólu i wzajemnym zrozumieniu. Ot, nic nie spaja tak jak wspólny wróg.

Wyjątkiem od tej reguły będą tutaj Ci, do których praca sama przychodzi i puka, prosi – zmień, przyjdź do nas, u nas lepiej. To Ci o których toczy się wojna, zwaną wojną o talenty. Na dzisiaj, od kilku lat przykładem już prawie ikonicznym są programiści.

Dla nich ryzyko jest mniejsze. Zmiana prostsza. Więc też bardziej się o nich dba.

Jak pewnie zauważyliście, to właśnie u nich – w środowisku programistycznym – organizacja pracy, estymacje, priorytetyzacja, kolejkowanie są najbardziej powszechne.

Zaraz wyskoczy jakiś team leader albo programista i powie, że to nie jest tak pięknie, bo ten agile i inne rzeczy wcale nie działają tak dobrze i że to nie bajka.

Nie bajka, owszem, ale porównaj to do sytuacji gdy zadania spływają z wszystkich stron, od 2-5-10 stakeholderów i każdy jest pilny, ważny. Ten od VP, tamtem od C-level, a te standardowe i tak musimy i zrobić, bo bez tego firma się wywróci, a my będziemy mieć problemy.

Nikt niczego nie priorytetyzuje. Wszystko się musi wydarzyć. Nie wszystko wydarzy się oczywiście w terminie ale to nie ma znaczenia. Ważne jest to, że „fabryka biurowa” rozpędzona jest do tych 150% i dzięki temu jakoś dajemy radę.

Jak „biurowa fabryka” zacznie być przepracowana to na pewno HR lub inne działy od „oliwienia” i „ocierania potu” podeślą jakieś krzepiące informacje o kolejnym sukcesie, o tym jak wspólnie razem zmieniamy świat, jak to bardzo jesteśmy ważni albo dorzucą kilka porad z cyklu „musisz lepiej zarządzać swoim czasem” i „zrób sobie przerwę na kawę” albo „poruszaj się” i „pamiętaj o work&life balance”.

Złote rady haerowej ciotki klotki – o dziwo! – przez pewien czas działają.

Ok, Piotr, co chcesz powiedzieć? Co sugerujesz?

Sugeruję, że każda organizacja jak sama nazwa mówi jest organizacją. Czyli systemem, który działa w określony sposób. Nawet jeżeli są w nim wielkie luzy i czasami coś się zacina to nie powoduje, że cokolwiek się zmienia.

Organizacje źle znoszą reorganizacje. Reorganizacja jest kosztem. Wysiłkiem. Operacją na żywym organizmie bez znieczulenia. Robi się ją tylko wtedy gdy jest to absolutnie niezbędne albo tam gdzie efekt jest bardzo mocno przewidywalny.

Przewidywalny jest wtedy gdy wiadomo, że kupowanie tańszej herbaty i tańszego papieru toaletowego i zamontowanie paneli słonecznych na dachu przyniesie szybkie zmiany. Nieprzewidywalny jest wtedy gdy trzeba zmienić sposób w jaki działą organizm.

Wtedy zaczyna się kalkulacja.

W przypadku programistów jest ona prosta. Jeżeli musisz korzystać z ich talentów, to musisz zaakceptować pewne warunki graniczne. Jeżeli tego nie zrobisz, to najpierw wydasz pieniądze na rekrutację, a pół roku później inna firma przygarnie biedaka czy biedaczkę i da jej to czego Ty nie dałeś. Dodatkowo programowanie wymaga porządku, co jest zrozumiałe, więc tu da się i trzeba wprowadzić organizację pracy, bezpieczniki w postaci nadgodzin.

W przypadku ludzi, których talenty nie są aż tak unikalne, gdzie zawsze można outsourcować proces biznesowy do tańszej lokalizacji, zmiana nie jest już tak pilna. Warto byłoby żeby ją wprowadzić, ale po prostu się to nie opłaca.

Dlatego z pełna świadomością tkwi się w tym systemie i czeka na rozwój wypadków. Na to co robi konkurencja, jak zachowają się sami pracownicy, jakie są inne opcje w obszarze outsourcingu, jak ureguluje to prawo w tym lub innym kraju.

Jeżeli zmiany nie da się uniknąć, to ona następuję. Jeżeli da się jej uniknąć, to nie następuje.

Dzisiaj jesteśmy w momencie, gdy świadomość tego, że może być lepiej dociera do coraz większej liczb pracowników biurowych. Być może to sprawi, że powoli zaczniemy inwestować w zmianę. W budowanie bezpieczników.

Dotyczy to także działów marketingu.

Kiedyś jeden z pracowników marketingu, będąc świadomym tego, że w dziale marketingu panuje totalny chaos, zaproponował, że to uporządkuje. Na początek zapowiedział wprowadzenie kolejkowania zadań.

Odpowiedź jego szefa?

– Nie. Nie możemy sprawić, że ludzie będą czekać.
– ale i tak będą czekać, przeież nic się nie zmieni!

Jestem w stanie zrozumieć ten absurd.

Teraz także czekają ale mają nadzieję. Kolejkowanie sprawi, że stracą i nadzieję i powody na narzekania na marketing. Jeżeli nie mogą narzekać na marketing to na kogo zaczną narzekać? Na firmę, że nie zatrudnia tyle ludzi ile trzeba? Na swoją sytuację, bo u nich kolejkowania nie ma? Kto na tym straci? Kto zyska?

Jedna mała zmiana, jakieś tam kolejkowanie, a nagle zaczyna się sypać stary porządek.

To może faktycznie już zostawmy to kolejkowanie, niech go nie będzie. Po prostu pracujcie szybciej.

Zmiana w marktingu nie zachodzi z tych samych powodów. Nie musi, więc organizacja ją z naturalnych powodów blokuje.

Czy to oznacza, że nie ma szans dla marketingu? Że chaos jest wpisany w naszą pracę? Że brak transparencji jest lepszy niż jej nadmiar? Że lepiej wymieniać marketing raz na dwa lata, bo nie dowozi, niż przyznać się do tego, że nie dowozi, bo musielibyśmy się zmienić jako organizacja?

A ze zmianą jak wiecie jest jak na poniższym rysunku:

ze strony https://zespolmi.pl/post/1792/gotowi-na-zmiany


Wszyscy chcemy zmian, chcemy żeby było lepiej, żeby wszystko było lepiej, ale nie naszym kosztem. Sami zmieniać się nie chcemy.

Więc zmieniaj się marketingu, bo już nie mamy cierpliwości, ale nie licz na to, że sami się chętnie zmienimy.

Jeszcze raz: czy to oznacza, że marketing jest skazany na chaos, dezorganizację na to by być czarną owcą?

Nie.

Są firmy gotowe, świadomie lub nie, na to żeby się zgodzić na ten jeden drobny ruch. Taki lub inny. Na tę jedną zmianę, która pociąnie za sobą lawinę zmian w całej organizacji.

Może to będzie kolejkowanie, może agile marketing, może priorytetyzacja.

Cokolwiek to będzie naruszy statu quo.

Gdy to się stanie jest szansa, że zdeterminowany lider marketingu, lider marketignu operacyjnego, pociąnie zmienę do samego końca.

W ten sposób powstaną dobre przykłady. Dobre przykłady zaczną się upowszechniać i z czasem zaczną być standardem.

To proste.

W czym możemy pomóc?

Jeżeli borykasz się z problemami organizacyjnymi w marketingu skontaktuj się z nami MKTOUT .