DAM – Digital Asset Management – etapy wdrożenia

Piotr Golczyk

Łączę marketing z technologią, naukę z intuicją, a pracę z zabawą. Konsultuję rozwiązania. piotr @ golczyk com.

Zobacz jakie elementy musisz wziąć pod uwagę, zanim wdrożysz system DAM w swojej firmie.
Wybór i wdrożenie systemu DAM powinno być poprzedzone analizą kilku obszarów.

Uzasadnienie dla digital asset management

Przede wszystkim sam fakt, że „potrzebujemy system do zarządzania plikami graficznymi, bo teraz są one rozrzucone po całej firmie i to nas bardzo stresuje” nie jest dobrym argumentem do rozmowy o dodatkowym budżecie. Faktem jest natomiast, że jest to podstawowy i najczęstszy insight osób myślących o digital asset management.

Argumentem za tym, żeby kupić system i ponieść koszty jego wdrożenia są oszczędności. Należy stworzyć ich listę i przełożyć insight na realne korzyści dla organizacji. W dużym uproszczeniu może to wyglądać tak:

  • Bałagan = długi czas dotarcia do plików = czas pracownika za który należy zapłacić plus ewentualne koszty opóźnienia komunikacji marketingowej.
  • Bałagan = brak kontroli nad wygasaniem licencji poszczególnych materiałów, co może narazić organizację na kary finansowe, a w najlepszym przypadku na dodatkową pracę firm trzecich i zespołu marketingowego.
  • Bałagan = mniejsza kontrola nad aktualnie wykorzystywanymi materiałami reklamowymi, co negatywnie wpływa na ilość wygranych przetargów i konkursów

Wszystkie powyższe punkty powinny mieć sprecyzowany poziom oszczędności.

Stworzenie i opisanie przypadku biznesowego

Tworzenie i opisywanie business case jest jednym z kluczowych etapów. To doskonała okazja, by sprecyzować listę najbardziej potrzebnych funkcjonalności. To także dobry moment na określenie grupy docelowej czy też grup docelowych naszego systemu – ma to bowiem wpływ na to, czy system musi być przede wszystkim przyjazny czy też może być kompleksowy, ponieważ będą go wykorzystywały osoby zawodowo związane z grafiką Ważne jest także sprawdzenie jakie pliki są w użyciu, a jakie są nieruszane od lat. Może się bowiem okazać, że zgodnie z zasadą Pareto wykorzystujemy 20%, podczas gdy 80% leży niewykorzystane. Ograniczenie ilości materiałów, może mieć spory wpływ na koszty utrzymania systemów DAM.

Promocja systemu w organizacji

W zależności od tego jak bardzo ludzie w organizacji potrzebują podstawowych funkcji związanych z szukaniem, dzieleniem się i przechowywaniem materiałów graficznych – podstawowe wdrożenie może trwać bardzo krótko. Należy jednak pamiętać, że kluczowe jest nauczenie użytkowników wykorzystywania możliwości systemu w codziennej pracy. Może się na przykład zdarzyć, że ludzie nie zdają sobie sprawy, że zamiast ściągać kilku gigabajtowy plik na swój komputer po to by go przejrzeć, mogą zrobić to samo wykorzystując funkcję preview albo eksportu pliku do mniejszego rozmiaru.

Minimum, które musi zostać wykonane w tym obszarze, to czytelna prezentacja rozesłana do wszystkich przyszłych użytkowników systemu. Optimum to przeprowadzić wewnętrzne webinary czy krótkie warsztaty mające na celu przybliżenie benefitów korzystania z różnych funkcjonalności systemu DAM.

Podstawowe funkcjonalności

Ilość funkcjonalności w systemach DAM jest dosyć przytłaczająca. Trudno zrobić pełną listę ale trzeba wiedzieć o kilku elementach, które mogą ułatwić codzienne korzystanie z takiego systemu.

Do takich elementów należą:

  • możliwość logowania się tym samym hasłem i loginem (LDAP)
  • możliwość dekodowania wszystkich używanych typów plików włączając w to pliki produkcyjne, video oraz dokumenty pakietów office
  • możliwość zmiany formatu podczas ściągania pliku na swój dysk, tagowanie i opisywanie plików.

Wdrożenie

Po wykonaniu listy najlepszych dostawców i finalnym wyborze – rozpoczyna się proces wdrożenia.

W czasie wdrożenia należy określić takie aspekty jak:

  • procesy,
  • lista użytkowników i ich grup,
  • konfiguracja dostępów dla użytkowników i grup
  • opis zasad funkcjonowania systemu.

Podsumowanie

W procesie implementacji systemu DAM do organizacji należy sobie zadać kilka fundamentalnych pytań, odpowiedzieć na nie i wyciągnąć z tych odpowiedzi wnioski – powyższy, uproszczony schemat z pewnością jest dobrym szkieletem do budowania swojego własnego procesu wdrożenia.